Secrétaire / Télé secrétaire

Univers Cours assistance

tele secretaireLa secrétaire est polyvalente. Elle travaille aussi bien avec un ordinateur, qu'un téléphone, un fax, la photocopieuse ou des dossiers papiers.

Elle est le premier interlocuteur de l'entreprise. La secrétaire accueille les visiteurs, prend les messages téléphoniques et les rendez-vous. Elle effectue le tri, la distribution, l'affranchissement, l'enregistrement du courrier et gère les messages électroniques.

La secrétaire est la clef de voûte du service. Elle fait remonter les informations aux responsables pour qu'ils prennent des décisions. Elle est l'intermédiaire entre eux et le reste de l'équipe.

La secrétaire ou assistante de direction suit et traite les dossiers administratifs. Elle organise les agendas, les emplois du temps, les réunions de travail. Elle met en place des méthodes de classement et d'archivage accessibles à tous. Elle assure les opérations courantes de gestion du personnel (suivi des congés, maladies). Elle suit le budget de fonctionnement de l'unité.

La secrétaire est chargée de la rédaction de courriers et de la saisie de documents sur ordinateur. Si elle prend moins souvent qu'auparavant des notes en sténographie, elle établit toujours le compte-rendu des réunions et le relevé des décisions.

La secrétaire exerce ses fonctions dans des domaines très variés, selon qu'elle travaille pour le privé ou le public, dans une petite ou une grande entreprise, pour un particulier, dans un domaine technique ou de service, une collectivité territoriale ou une PME, pour des professionnels de santé, des architectes ou des avocats… L'assistante accomplit parfois ses fonctions par téléphone (télétravail) et travailler alors à domicile.

Compétences

  • Rigueur et organisation
  • Capacité d’adaptation
  • Normes rédactionnelles
  • Aisance orale et écrite
  • Disponibilité
  • Sens du contact
  • Savoir hiérarchiser
  • Bonne présentation
  • Maîtrise de traitements de textes (Word), tableurs (Exel) et Powerpoint
  • Maîtrise des outils de communication (messagerie, internet…)
  • Maîtrise de l’anglais et d’une autre langue étrangère
  • Technique de prises de notes et d’écriture rapide
  • Travail en équipe

Niveau requis

  • Bac pro gestion-administration
  • BTS assistant de manager
  • BTS assistant de gestion PME-PMI, à référentiel européen, après bac sciences et technologies du management et de la gestion (STMG)
  • BTS assistance technique d’ingénieur pour la gestion administrative d’un service industriel après bac STI2D (développement durable)
  • DUT carrières juridiques, gestion des entreprises et des administrations (GEA), gestion administrative et commerciale (GACO)
  • Licence d’administration et de gestion pour pluridisciplinarité
  • Formation en alternance de quelques CFA

Secteur Professionnel

  • cours - assistance

J’aime, je suis

  • J’aime organiser, structurer
  • J’aime communiquer
  • Je suis méthodique
  • Je suis discrète
  • Je suis efficace
  • Je suis fiable
  • Je suis rapide
  • Je suis attentive
  • Je suis réactive
  • J’aime apprendre
  • Je suis courtoise
  • Je suis autonome
  • Je suis souriante
  • Je suis agréable

Je n’aime pas, je ne suis pas